يمكنك الكتابة معنا بالموقع
الكتابة بحرية تامة
سجل حسابك بالموقع الان انه مجاني

ادارة الوقت

2022-05-12 21:29:23 مال و أعمال ...







 

مفهوم إدارة الوقت

مفهوم إدارة الوقت يتغير حسب كل حقبة، اليوم يحتصر مفهوم القدرة على إدارة الوقت حول القدرة على انهاء الواجبات المفروض تأديتها في وقت قصير وبشكل احترافي، لكن للأسف لا يستطيع الأغلبية بناء هذه المهارة رغم أهميتها في تحقيق النجاح الشخصي والمهني.                                                     

السر الأكبر وراء اكتساب مهارة إدارة الوقت يكمن في اكتساب مهارة التخطيط الاستراتيجي الفعال واكتساب مهارة تحديد وترتيب الأولويات.                                                                              

مهارات ومفاتيح إدارة الوقت

    التخطيط

لا يُمكن لإدارة الوقت أن تنجح دون النجاح في وضع خطة استراتيجية تفصيلية لكل دقيقة أين ستذهب وفي ماذا، فمن أجل التحكم في الوقت لا بد من اليقين أولا أين يتم هدر الساعات وفي ماذا وهل يستحق هدر دقائقنا الثمينة عليه أم لا.

تنوعت أساليب التخطيط وتعددت بين القديمة والجديدة، التقنية واليدوية لكن خلاصة ما قرأت في التخطيط الاستراتيجي يتمثل في خطوتين أو أسلوبين:

أولا اكتب جميع أهدافك

ثانيا اختر أهم ثلاث أهداف بالنسبة لك وهنا اسأل نفسك لو استطعت تحقيق ثلاث أهداف أيهما سأحقق؟

ثالثا فصل أهدافك ولا يسعني هنا سوى التحدث عن قانون سمارت لكتابة الأهداف

رابعا اكتب جدولك السنوي، الشهري، الأسبوعي، اليومي ولكتابة جدولك أنصحك باتباع جدول مهم/ عاجل لستيفن كوفي.  

لكن قبل أن تبدأ في التخطيط، لابد أن تُخصص دفتر خاص بمهامك ومواعيدك ولا تُخلطه مع الدفاتر الأخرى أو تستعمل الأوراق المبعثرة، استثمر في دفتر صغير لتحظى بتخطيط أكثر فعالية وأكثر احترافية، يُمكنك أيضا استعمال مفكرات الهاتف وان لم يكن لديك مفكرة في الهاتف تستطيع تحميلها من الأنترنت، الجميل في مفكرات الهاتف قدرتك على ضبطها لتذكيرك بكل مهمة.                                

قانون سمارت لكتابة الأهداف

يسمح لك قانون سمارت بتفصيل وتحديد هدفك بدقة وبالتالي لا تقع في شرك التشتت الذي يُعتبر من مضيعات الوقت.

قانون سمارت ينص على خمس قواعد، كل حرف من كلمة سمارت بالإنجليزية يُمثل قاعدة كالتالي:

 Specific محدد

الأهداف الفعالة هي الأهداف التي تكون واعي بها، اكتب ما هو هدفك بالتفصيل؟ مثلا لا تقل أريد أن أصبح غنيا لكن قل أريد أن تبلغ ثروتي مليون دولار.

Measureableقابل للقياس

اكتب كيف تستطيع تقسيم هدفك الى أهداف صغيرة بحيث كل ما تحقق أحد هذه الأهداف الصغيرة تقترب خطوة نحو هدفك الأكبر.

Achievable قابل للتحقيق

اسأل نفسك هل هدفك واقعي؟ هل يمكنك تحقيقه؟ لا تضع أهداف خيالية مثلا لا تستطيع القول سأسافر الى أمريكا غدا وأنت لا تملك جواز سفر حتى، لكن ان قلت سأذهب الى أمريكا العام المقبل هذا هدف منطقي ويتقبله العقل.

 متفق عليها Relevant

لا بد أن تملك أهداف نبيلة لا تؤذي من حولك بل العكس تخدم وتُساعد أمتك ومجتمعك والأهم أن يكون هدفك لا يخالف تعاليم ووصايا دينك حتى تشعر بالرضى ولا تقع في متاهات الضمير وعذابه والأهم لكي يكون الله معك في كل خطوة من خطواتك نحو غايتك.                                                              

 محدد بوقت Timely

الأهداف التي ليس لها وقت محدد لإنهائها تبقى مجرد أحلام، فعندما تضع وقت محدد لتحقيق خطتك تُجبر عقلك على التفكير فقط في بلوغ الغاية قبل انتهاء الفترة المخصصة لها.

جدول مهم عاجل

جدول مهم/ عاجل، جدول قام بتأليفه ستيفن كوفي ليقضي به على التشتت ويُساعده على ترتيب مهامه حسب أولوية كل مهمة.

   الخانة الأولى المهمات المهمة والعاجلة

تكتب في هذه الخانة المهمات الهامة التي عليك تأديتها في هذا الأسبوع أو الشهر مثل امتحان عليك التحضير له أو مسابقة عليك المشاركة فيها.    

  الخانة الثانية المهمات المهمة غير العاجلة

تحتوي هذه الخانة على المهمات المهمة لكنك تستطيع تأجيلها، مثل الرياضة، القراءة، تعلم تقنية جديدة.

الناجحين هم من يضعون خططهم على أساس هذه الخانة.   

  الخانة الثالثة المهمات غير مهمة العاجلة

المهام الغير مهمة لكنها عاجلة مثل حضور مباراة كرة القدم اليوم أو الذهاب لزيارة أحدهم 

   الخانة الرابعة المهمات الغير مهمة الغير عاجلة    

مثل تصفح وسائل التواصل الاجتماعي، السماع الى الموسيقى، الحديث الفارغ مع الأصدقاء...

    الالتزام بالخطة

_ضع قائمة أهدافك اليوم والمواعيد النهائية لتحقيقها في مكان تستطيع رؤيته خلال اليوم وستكون قائمة الأهداف هي النجوم التي سترشدك لتبقى على المسار الصحيح.

_حدد مواعيد الانتهاء بشكل واقعي دون أن تتحمس وتضع مثلا انهاء كتاب في شهر.

_كف عن التأجيل فهو أكبر افة وأشهر مضيعات الوقت.

    التخلص من العادات السيئة

العادات السيئة لا تُضيع الوقت فقط بل أكبر قاتل للإبداع، لذلك ضع في أولوياتك التخلص من عاداتك السيئة واحدة تلو الأخرى واليك خطوات بسيطة للتخلص من العادات السيئة مثلما ذكرها الكاتب ديل كارينجي:                                                                                                                     

          1_حدد العادة السيئة المطلوب كسرها.

          2_اكتب الهدف من التخلص من العادة السيئة.

          3_حدد كافة المزايا التي سوف تعود عليك ان تخلصت من هذه العادة.

          4_ضخم قيمة النتائج التي سوف تحققها.

          5_كن صبورا.

          6_كن إيجابيا وابتعد عن تذكر الماضي.

         7_كن حازما. 

تحديد الأولويات

تحديد الأولويات وترتيبها يساعدك على التحكم أنت في الوقت وليس الوقت من يتحكم فيك، مبدأ تحديد الأولويات هو التركيز على الأمور الهامة وليس على الأمور المستعجلة، يعني أن تضع جدول أعمالك على أساس خانة المهم/ الغير عاجل.                                                                                    

لإتقان هذه الميزة أنصحك بكتاب ترتيب الأولويات لتسيفن كوفي، لأنك لن تجد أي كتاب أو دورة تساعدك على تحديد أولوياتك مثل هذا الكتاب.                                                                                    

معيقات الوقت

الهاتف

 يعتبر الهاتف أكبر مضيعات الوقت، فما ان تبدأ بتصفح وسائل التواصل الاجتماعي تنسى المهام التي عليك أدائها ولا تنتبه أنك قضيت ساعات والهاتف في يدك، لذلك انتبه للوقت الذي تقضيه على الهاتف.

أنصحك بتجربة هذا التطبيق العملي لاستعمال الهاتف:

          أولا، رتب هاتفك وامسح التطبيقات التي تهدر لك الوقت.

          ثانيا: رتب حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي بحيث تكون أكثر فائدة لك.

         ثالثا: خصص نصف ساعة لمراسلة الأصدقاء ونصف ساعة للتصفح وساعة للرد على رسائل العمل.

الاجتماعات

 لا يُقصد اجتماعات العمل، بل المقصود الاجتماعات الفارغة التي لا يكون فحواها سوى الغيبة والنميمة.

نقص التخطيط

 النجاح دائما يكون بأسلوب التخطيط، التخطيط يأخذ وقت لكنه يدخر لك الوقت في النهاية، فكل دقيقة تخطيط توفر لك ثلاث دقائق عمل.

اهتم بوضع برامج جادة للعمل تحدد الأهداف والمهام والأعمال المطلوبة، ثم وزع الوقت المتاح على الأعمال الواجب إنجازها.

زيادة الالتزامات

قل لا للاهتمامات الفارغة مثل المسلسلات، الأفلام، النميمة والغيبة، مراقبة حياة الاخرين...

ضع قائمة أولوياتك وركز على الأهم قبل المهم

التسرع في اتخاذ القرارات

خذ الوقت الكافي للتفكير في قراراتك لكيلا تُضيع وقتك على قرار خاطئ

المعلومات

 انتقي ما تقرأه بحيث تقرأ ما يخدم مجالك فقط.

 تعلم القراءة السريعة

إدارة الوقت من خلال العمل من المنزل

أكثر ما يُعاني من إدارة الوقت هم العاملين من المنزل، والعمل داخل بيت عائلة أشبه بالمستحيل لكن توجد بعض الحيل التي تُساعدك لإدارة وقتك داخل البيت ولهذا سأقترح لك عدة نصائح لإدارة وقتك في المنزل:

1_اكتب قائمة مهامك قبل النوم.

2_حدد وقت ثابت للأعمال المنزلية ولقاءات العائلة.

3_قلل من استعمال الهاتف.

4_خصص مكان خاص لعملك ويُفضل أن منعزل عن بقية غرف المنزل.

5_أخبر عائلتك عن وقت عملك واطلب منهم عدم مقاطعتك أثناء العمل.

6_ان كان منزلك مليء بالضجيج فأنصحك باستعمال سماعات الأذن.

7_التزم بإنهاء خطتك أثناء إيجاد فرصة الهدوء داخل المنزل.

8_تخلص من الفوضى (فوضى الأوراق، فوضى البريد الالكتروني، فوضى الهاتف والحاسوب...)

إدارة الوقت داخل المؤسسة

ان كنت تعمل داخل مؤسسة مع فريق عمل أنصحك باتباع هذه النصائح:

1_مفكرتك الشخصية

 لا تتردد أبدا في استعمال المفكرة الشخصية التي تحتوي على جدول أعمالك، أفكار جديدة لتحسين جودة عملك، أرقام وايميلات العملاء، واجباتك تجاه منزلك.

2_التنظيم

 نظم مكتبك واحرص على ترتيب ملفاتك وأوراقك

قم بتخصيص ساعة أو ساعتين أسبوعيا لترتب فيها البريد الالكتروني وأجهزتك الالكترونية

لا تُخلط ملفاتك مع ملفات زملائك لكيلا تضطر للبحث عنها طويلا

اقتني منبه وضعه على المكتب ليُذكرك بموعد انتهاء كل مهمة ولا تعتمد على منبه الهاتف لكيلا يغرك الدخول الى وسائل التواصل الاجتماعي.

3_لا تأخذ عمل المكتب الى البيت

 احرص على انهاء جميع عملك داخل المؤسسة ولا تأتي به الى البيت، فوقتك في المنزل مخصص لعائلتك وأيضا لبناء مشروع أحلامك.

4_لا تؤجل

 اقضي على التسويف ولا تؤجل عمل اليوم الى الغد ان أردت إدارة وقتك بشكل فعال فأنت لا تدري ماذا سيحدث غدا.

5_تعامل مع المهمات الصعبة في الصباح

 عندما تستيقظ يكون جسمك في أقصى طاقته لهذا يجب استغلال الطاقة الصباحية لإنهاء المهمات الصعبة التي تحتاج لجهد عقلي وعضلي.

خاتمة

كل نجم في مجاله أيقن أن أحد أسرار النجومية يكمن في تعلم مهارة الوقت، فقبل أن يبدأ رحلته أيقن أن الوقت كالسيف ان لم يقطعه قطعه.                                                                                      

 

 

 

 

                                   
















نحن نقدر تعاونك
من فضلك اختر نوع التجاوز




شاهد ايضا




التعليقات

  • اكتب تعليق




مواضيع جديده




افضل 30 كاتب هذا الاسبوع

اكثر المواضيع مشاهدة علي الاطلاق